E-Rechnungspflicht 2025: Das sagt die Finanzverwaltung

E-Rechnung: Warum jetzt Klarheit gefragt ist

Rechnung als PDF oder auf Papier – das war lange die bequeme Standardlösung. Seit dem Wachstumschancengesetz gilt das für viele Umsätze zwischen inländischen Unternehmern nicht mehr. Wer sich noch nicht mit der neuen Rechtslage befasst hat, läuft Gefahr, wichtige Pflichten zu übersehen – vor allem, weil die Regeln für das Ausstellen und das Empfangen von Rechnungen unterschiedlich streng sind. Die Finanzverwaltung hat nun ein umfangreiches Schreiben veröffentlicht, das zentrale Fragen zur E-Rechnungspflicht beantwortet.

‍

Der rechtliche Hintergrund

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in Deutschland zum 01.01.2025 für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern die Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung (E-Rechnung) eingeführt. Für den Rechnungsversand gelten zwar noch Übergangsfristen. Beim Empfang von Rechnungen gibt es diesen Spielraum jedoch nicht: Unternehmer müssen bereits seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

‍

Was die Finanzverwaltung jetzt klarstellt

Bislang konnten Unternehmen frei wählen, ob sie eine Rechnung in Papierform, als PDF-Datei oder elektronisch ausstellen. Diese Wahlfreiheit ist jetzt eingeschränkt. Weil der Umstieg, insbesondere im Zusammenspiel mit den Übergangsfristen, viele komplexe Fragen aufwirft, erläutert die Finanzverwaltung in ihrem Schreiben die wichtigsten Grundsätze:

• Die inhaltlichen Anforderungen an eine Rechnung bleiben unverändert. Auch die grundsätzliche Pflicht, in bestimmten Fällen eine Rechnung zu stellen, besteht weiter.
• Eine E-Rechnung ist nur dann vorgeschrieben, wenn ein inländischer Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt und diese Leistung nicht nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei ist.
• Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 erstellt werden. Entweder als reine XML-Datei oder als hybride Rechnung (z. B. ZUGFeRD: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei).
• Ausstellung, Übermittlung, Empfang und Archivierung müssen in diesem Format erfolgen. Eine automatische Weiterverarbeitung ist möglich, aber nicht zwingend vorgeschrieben.
• Wer eine E-Rechnung versendet, muss dies nicht zusätzlich dem Finanzamt melden.
• Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen strukturierten Format erstellt werden (z. B. Papier, Fax, reines PDF), gelten als "sonstige Rechnungen".
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR sowie Fahrausweise dürfen weiterhin immer als "sonstige Rechnungen" ausgestellt werden. Auch Kleinunternehmer sind nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
• Empfangen und elektronisch archivieren müssen E-Rechnungen dagegen alle Unternehmer ab dem 01.01.2025. Auch Kleinunternehmer und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich.

Ergänzend stellt die Finanzverwaltung auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums einen FAQ-Katalog zur E-Rechnung bereit: bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

‍

Unser Rat

Der größte Stolperstein in der Praxis: Die Empfangspflicht gilt schon jetzt – unabhängig davon, wie weit Sie beim eigenen Rechnungsversand in den Übergangsfristen stehen. Prüfen Sie daher zeitnah, ob Ihr Unternehmen E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen und archivieren kann. Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Prozesse entsprechend aufzustellen.